BAZA WIEDZY – Q&A

Windykacja zajmuje się dochodzeniem wymagalnych (termin płatności minął) wierzytelności, własnych jak i na zlecenie za pomocą dostępnych środków oraz w ramach określonych obowiązujących przepisów prawnych.
Jest to pracownik lub inna osoba upoważniona przez firmę do wykonywania czynności windykacyjnych na rzecz i w imieniu tego przedsiębiorstwa, w celu odzyskania istniejącego długu od dłużnika. Celem windykatora jest ustalenie realności zobowiązania, ocena możliwości jego spłaty, porozumienie z dłużnikiem w zakresie warunków zapłaty. Na każdym etapie procesu windykacji doradza i rekomenduje wierzycielowi podjęcie konkretnych kroków w celu uzyskania zapłaty, np. poprzez wstąpienie na drogę prawną.
Windykator, jak każda osoba i przedsiębiorca, musi przestrzegać prawa. Obecnie nie ma osobnej regulacji dotyczącej samej windykacji (podobnie jak w wielu innych krajach), jednakże wiele ustaw (np. rozporządzenie RODO, ustawa o swobodzie działalności gospodarczej, kodeks cywilny, kodeks karny) zakreśla im granice, w których mogą działać. Konsumenci objęci są szczególną ochroną m.in. w ustawie o ochronie konkurencji i konsumentów. Niektóre czynności, które wykonuje firma windykacyjna są szczególnie regulowane np. poszukiwanie majątku w ramach usług detektywistycznych.
Zachować spokój i nawiązać współpracę z windykatorem, podjąć negocjacje w celu ustalenia harmonogramu spłaty długu. Unikanie kontaktu może doprowadzić do zwiększenia się długu poprzez naliczenie odsetek. Firmom zależy na szybkiej spłacie długu, są gotowe do rozmowy i zaproponowania korzystnych warunków spłaty, w tym np. rozłożenia płatności na raty.
Windykator może podejmować czynności windykacyjne u osoby zadłużonej (wizyty) w miejscu zamieszkania, siedzibie, oddziale lub przedstawicielstwie osoby zadłużonej w dni powszednie od poniedziałku do piątku od godziny 07:00 do godziny 21:00, a w soboty od godziny 08:00 do godziny 20:00.
Windykator powinien przede wszystkim działać zgodnie z prawem oraz przestrzegać zasad przedsiębiorstwa, w którym pracuje. Celem profesjonalnej windykacji jest odzyskanie przeterminowanych należności w sposób kulturalny i zgodny z zachowaniem zasad etyki. Windykator jest przedstawicielem wierzyciela, działa w jego imieniu, podchodzi do sprawy profesjonalnie, tzn. koncentruje się na długu, oraz jego spłacie. Jego zadaniem jest poznanie problemów dłużnika i zaproponowanie takiego rozwiązania, dzięki któremu będzie on w stanie spłacić swoje zobowiązania. Windykator pełni rolę mediatora, jego praca polega na rozwiązaniu problemu braku zapłaty pomiędzy dłużnikiem i wierzycielem w najlepszy możliwy sposób Windykator zakłada w swojej pracy, że relacje pomiędzy wierzycielem a dłużnikiem zostaną w przyszłości odbudowane, zatem działa „w białych rękawiczkach”.
W przypadku, gdy firma nie działa we własnym imieniu (w ramach umowy zawartej z wierzycielem) ugodę zawiera się nie tyle z firmą windykacyjną, ile z wierzycielem za pośrednictwem firmy windykacyjnej. Dłużnik może zawrzeć ugodę z wierzycielem na każdym etapie windykacji. Najrozsądniej zawierać ugodę na wczesnym (przedsądowym) etapie windykacji, kiedy jeszcze nie pojawiły się koszty dodatkowe.
Nie, firma windykacyjna nie ma takich uprawnień. Takie uprawnienia posiada komornik. Należy pamiętać, że to firma windykacyjna w imieniu wierzyciela występuje do komornika z wnioskiem egzekucyjnym. W tym znaczeniu wniosek firmy windykacyjnej może doprowadzić do zajęcia rachunku bankowego lub wynagrodzenia.
Dzieje się tak w momencie gdy:
  • Wartość długu jest wysoka,
  • windykacja polubowna nie przynosi zadowalających efektów w określonym przez wierzyciela terminie,
  • dłużnik nie uznaje zobowiązania, unika kontaktu z windykatorem,
  • kondycja finansowa dłużnika się pogarsza, zwłaszcza jeśli wiemy o prowadzonych egzekucjach komorniczych, wyprzedawaniu lub ukrywaniu majątku przez dłużnika,
  • zbliża się termin przedawnienia długu,
  • sprawa wykazuje cechy przestępstwa.
Komornik jest funkcjonariuszem publicznym, a jego uprawnienia określone są szczegółowo w ustawach komorniczych i Kodeksie postępowania cywilnego. Komornik wykonuje swoje obowiązki na podstawie wyroków i postanowień sądu i na wniosek wierzyciela, który został pozytywnie rozpatrzony przez sąd. Windykator jest pracownikiem firmy windykacyjnej . Podejmuje działania mające na celu dobrowolną spłatę długu prze dłużnika bez interwencji sądu (windykacja polubowna). Windykator może kontaktować się z dłużnikiem (rozmowa telefoniczna, sms, e-mail, pisma – wezwania do zapłaty), negocjować warunki spłaty, informować dłużnika o dalszych czynnościach i konsekwencjach braku spłaty długu, a jego działania maja na celu odzyskanie długu bez kierowania sprawy na drogę sądową. Wśród uprawnień komornika w ramach egzekucji, których nie ma windykator, jest m.in. zajęcie ruchomości i nieruchomości, z wyjątkiem tych wyłączonych prawnie spod egzekucji, a także rachunku bankowego i wynagrodzenia.
W Polsce działa kilka tzw. BiGów (biur informacji gospodarczej), których celem jest m.in. gromadzenie i udostępnianie wpisów o długach osób fizycznych oraz podmiotów gospodarczych. Wpis do BiGu skutkuje udostępnieniem historii kredytowej instytucjom finansowym takim, jak banki, firmy leasingowe, faktoringowe, ale także innym podmiotom, które o taką informację zapytają przez system informatyczny BIGu.
Umieszczenie informacji związanej z historią kredytową w BiGu może skutkować odmową finansowania w banku, firmie leasingowej, faktoringowej itp. Taki wpis może także zablokować firmie zakupy na odroczony termin płatności u dostawcy (np. w hurtowni). Sprawdzanie w BiGach to dzisiaj element obowiązkowy każdej procedury kredytowej. Warto mieć tam czyste konto w zakresie informacji negatywnej oznaczającej brak terminowej spłaty zobowiązań w przeszłości. Należy pamiętać, iż BiGi gromadzą również informację pozytywną (o zapłaconych terminowo fakturach) i taką także udostępniają. Ta z kolei podnosi wiarygodność wpisanych podmiotów.
Giełdy wierzytelności i długów są to platformy zawierające zestawienia informacji gospodarczych na temat wierzytelności niewymagalnych (przed upływem terminu płatności) oraz wymagalnych (po upływie terminu płatności). Przedsiębiorcy korzystający z giełd mogą sprzedawać i kupować wierzytelności oraz korzystać z dodatkowych funkcji wspierających zarządzanie należnościami. Długi mogą umieścić wszyscy przedsiębiorcy.
Do BIG-u dług może wpisać konsument, przedsiębiorca lub organy samorządowe i państwowe, które posiadają przeterminowane należności (termin płatności już upłynął) od swoich kontrahentów, klientów. Zasady wpisu są obwarowane terminami zwłoki (opóźnienia, które powstało z winy dłużnika), kwotami oraz obowiązkiem poinformowania dłużnika o takim wpisie. Wierzyciele lub ich pełnomocnicy muszą dbać o to, aby wpisy dotyczyły istniejących i wymagalnych (termin płatności minął) wierzytelności. Za publikowanie informacji niezgodnych ze stanem faktycznym grożą surowe kary.
Funkcję przypominającą i ponaglającą w tym zakresie spełniają tzw monity:
  • przypomnienia telefoniczne,
  • przypomnienia listowne,
  • przypomnienia e-mail, sms, vms,
  • oficjalne, przedsądowe wezwania do zapłaty.
Przekazanie zlecenia do windykacji w firmie windykacyjnej wymaga zawarcia umowy z wybraną firmą windykacyjną. Część firmy windykacyjnych posiada platformy internetowe, gdzie można przekazać faktury do windykacji, w innym wypadku zlecenia składane są poprzez e-mail lub w inny, uzgodniony sposób.
Firma windykacyjna może podjąć szereg działań w celu uzyskania zapłaty od dłużnika. Zakres takich działań jest bardzo szeroki i zależy w znacznej mierze od kwoty długu oraz specyfiki dłużnika (konsument, firma) Najczęściej spotykane to:
  • rozmowy telefoniczne,
  • monity listowne, sms, vms, e-mail,
  • podpisywanie ugody, porozumienia,
  • ponaglenia listowne czy mailowe,
  • wywiad gospodarczy (ustalanie majątku)
  • wizyty u dłużnika,
  • odbiór gotówki,
  • rekomendowanie konkretnych kroków prawnych,
  • windykacja na drodze sądowej.
Firma windykacyjna powinna informować o swoich działaniach. Powszechnie stosowaną praktyką jest przekazanie wierzycielowi pisemnych raportów o postępie sprawy w cyklach min. 1 x /mc. Część firm windykacyjnych posiada systemy informatyczne (platformy zarządzania wierzytelnościami), dzięki którym wierzyciel w trybie on-line śledzi co się dzieje w jego sprawie, oraz dostaje informacje, jakie będą kolejne kroki.
Wiele firm posiada własne regulacje, a dla firm zrzeszonych w Polskim Związku Zarządzania Wierzytelnościami wytycznymi są Zasady Etyki, więcej na: https://pzzw.pl/polski-zwiazek-zarzadzania-wierzytelnosciami/zasady-zwiazku/. Określają one podstawowe zasady komunikacji pomiędzy firmą windykacyjną a dłużnikiem, w tym działania niepożądane.
Firmy windykacyjne jako profesjonaliści same proponują niezbędny zakres działań w konkretnej sprawie lub pakiecie spraw. Wierzyciel może umówić się z firmą na konkretne czynności do tego stopnia, iż może część rutynowych działań zintensyfikować, a część całkowicie wyłączyć z windykacji. Należy mieć jednak świadomość, że firmy windykacyjne pobierają wynagrodzenie w formie prowizji od sukcesu. W sytuacji, w której wierzyciel chce samodzielnie zarządzać przebiegiem windykacji, musi się liczyć z innym modelem wynagradzania, np. opłata za czynność (np. za wizytę terenową).
Wybór odpowiedniej firmy windykacyjnej powinien być staranny, poprzedzony wnikliwą analizą. Trzeba ją rozpocząć od zapoznania się z informacjami zawartymi na stronach internetowych firm windykacyjnych. Najbardziej należy zwracać uwagę na takie aspekty jak:
  • wiedza o danym rynku,
  • zakres usług,
  • zakres działania,
  • specjalizacja (branża, rejon, kraj)
  • doświadczenie,
  • normy etyczne,
  • rekomendacje.
Windykacja polubowna – polega na nawiązaniu kontaktu z dłużnikiem i przeprowadzeniu negocjacji, które pozwolą ustalić sposób oraz harmonogram spłat. Zadaniem windykatora jest również monitorowanie całego procesu oraz sprawdzanie, czy dłużnik wywiązuje się ze zobowiązań. Odpowiednio przeprowadzona windykacja polubowna daje duże szanse na odzyskanie należności bez potrzeby wchodzenia na drogę sądową. Dzięki temu wierzyciel zaoszczędza cenny czas i pieniądze, które musiałby przeznaczyć na znacznie droższe postępowanie sądowe. Windykacja sądowa – to etap ostateczny windykacji, kiedy zawiodą środki polubowne. Windykacja sądowa to procedura realizowana w sformalizowany sposób przez umocowanych prawników firmy windykacyjnej. Rządzi się ona bardzo konkretnymi regułami, opisanymi zwłaszcza w Kodeksie Cywilnym i Kodeksie Postępowania Cywilnego. Jej celem jest uzyskanie sądowego dokumentu (nakazu, wyroku), na podstawie którego wierzytelność jest egzekwowana przez komornika sądowego. Na etapie sądowym pojawiają się dodatkowe koszty obciążające dłużnika, a odzyskiwanie długu ma charakter przymusowy dla niego.
Jest to kwestia ustaleń pomiędzy klientem a firmą windykacyjną, dodatkowe wytyczne znajdują się również w Zasadach Etyki PZZW. Należy zwrócić uwagę, że jest wiele form kontaktu – telefon, mail, sms, wezwanie pocztą, windykacja terenowa, itp. Zawsze jednak należy pamiętać, że liczba telefonów zależy również od ich celu, czyli uzyskania deklaracji wpłaty lub wpłaty ze strony dłużnika. Kontakt taki nie powinien być uporczywy, częstotliwość kontaktu nie powinna wybiegać poza racjonalny zakres określony przez cele.
Nie, firmy windykacyjne mogą prowadzić działalność w trzech modelach – na zlecenie, gdzie wierzyciel przekazuje wykonywanie działań we własnym imieniu i pozostaje właścicielem należności, cesji zwrotnej – następuje tymczasowe przekazanie prawa do firmy windykacyjnej lub firma windykacyjna kupuje dług i może prowadzić działania na swój rachunek (we własnym imieniu). Informacja o aktualnym wierzycielu powinna znaleźć się na wezwaniu do zapłaty, w przypadku cesji (przelewu wierzytelności) wierzyciel obowiązkowo informuje o zbyciu długu, a windykator informuje o jego nabyciu.
Dla klienta zakończenie etapu polubownego powinno zakończyć się wydaniem rekomendacji – sądowej / zamknięcia / innych. Forma informacji jest różna – pismo, email, informacja w systemie online w zależności od firmy. W przypadku dłużnika firma windykacyjna nie ma obowiązku informowania o zakończeniu, ale ma obowiązek wydać zaświadczenie o całkowitej spłacie zobowiązania, po złożeniu wniosku przez podmiot lub osobę zadłużoną.
Tak, firma windykacyjna może doliczyć dodatkowe koszty do tzw. kapitału (podstawowej kwoty zadłużenia). Mogą to być np. tzw. koszty windykacji uregulowane ustawą z dnia 8 marca 2013 r. o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych. Zazwyczaj wartość długo powiększają także odsetki, których rodzaje i stopy reguluje także prawo. Jeśli strony umówiły się w umowie, mogą pojawić się i inne koszty dodatkowe np. kary umowne. Na etapie sądowym pojawiają się ponadto koszty procesu, w tym koszty zastępstwa procesowego, opłaty sądowe, koszty biegłych. Czym późniejszy etap windykacji, tym więcej kosztów.
  1. Monitoring płatności bieżących (przedwindykacja), trwa zazwyczaj do dnia wymagalności (nadejścia terminu zapłaty) faktury.
  2. Windykacja polubowna (przedsądowa).
  3. Windykacja sądowa.
  4. Monitoring egzekucyjny (dla spraw, które się nie spłaciły, może trwać nawet 6 lat).
Dla klientów koszty windykacji na etapie windykacji reguluje umowa windykacyjna – najczęściej prowizja od sukcesu w przedziale 5-30%. Wartość prowizji od sukcesu zależy od wieku długu i jego wartości. Te dwa parametry określają atrakcyjność wierzytelności dla windykatora. Dodatkowo wierzyciel pokrywa koszty usług okołowindykacyjnych, np. ustalenia majątkowe, transfery bankowe, zabezpieczenie ruchomości leasingowych itd.
Warto, aby wezwanie do zapłaty zawierało co najmniej:
  • miejscowość i datę,
  • nadawcę, nazwę i adres,
  • dane wierzyciela,
  • informację o terminie płatności,
  • numer faktury, której dotyczy płatność,
  • kwotę pozostałą do zapłaty,
  • informację o naliczonych odsetkach i kosztach dodatkowych,
  • przewidywanych krokach w przypadku braku zapłaty,
  • dane potrzebne do przelewu lub informację, gdzie można je znaleźć,
  • kontakt do osoby, z którą można wyjaśnić kwestię należności,
  • podpis przedstawiciela firmy, odpowiadającego za wysłanie przypomnienia.
Windykacja terenowa stanowi wzmocnienie i wsparcie windykacji biurowej. Celem wizyty jest negocjacja spłaty długu uzyskanie oraz bezpośrednio od dłużnika dalszych informacji potrzebnych do dochodzenia należności. Czynności windykacyjne u dłużnika prowadzone są w sposób zapewniający poszanowanie jego prawa do prywatności i powinno odbyć się w miejscu zamieszkania, siedzibie, oddziale w dni powszednie od poniedziałku do piątku od godziny 07:00 do godziny 21:00, a w soboty od godziny 08:00 do godziny 20:00.
Na etapie egzekucyjnym firma windykacyjne śledzi postępy w sprawie. Szacuje także szanse na odzyskanie długu. W zbiorczych raportach informuje o przebiegu sprawy. W razie potrzeby pozyskuje dodatkowe informacje o nieujawnionym lub wyprowadzonym majątku dłużnika.
Nie. Windykator nie gwarantuje sukcesu w sprawie, jednak gwarantuje w umowie, że jako profesjonalista dołoży należytej staranności w celu uzyskania zapłaty. Jeśli z powodów leżących po stronie dłużnika nie uda się teraz odzyskać długu doradzi, co jeszcze można w przyszłości w sprawie zrobić.
Działania w ramach windykacji prewencyjnej to:
  • (weryfikacja) klienta– na tym etapie można sprawdzić płynność finansową przyszłego kontrahenta, sprawdzić czy jest wypłacalny, czy nie widnieje w rejestrach dłużników oraz zweryfikować jego sprawozdania finansowe.
  • Umieszczenie informacji (tzw. pieczęci prewencyjnej) na fakturze, wskazującej na objęcie należności monitoringiem.
Monitoring płatności–przypomnienia o zbliżających się płatnościach, wysyłanie monitów, rekomendowanie spraw do windykacji
Oczywiście, każdy klient może mieć wpływ na ustalenie procesu windykacji, część działań to know-how firm windykacyjnych. Firmy windykacyjne jako profesjonaliści same proponują niezbędny zakres działań w konkretnej sprawie lub pakiecie spraw. Wierzyciel może umówić się z firmą na konkretne czynności do tego stopnia, iż może część rutynowych działań zintensyfikować, a część całkowicie wyłączyć z windykacji.
Nie, nie ma takiego obowiązku. Czasami warto jednak wykorzystać w komunikacji z dłużnikiem informacje o istniejącej relacji z firmą windykacyjną, jako jeden z etapów własnych działań windykacyjnych.
Profesjonalnym windykatorom zależy na zachowaniu pozytywnych relacji zarówno z wierzycielem, jak i z dłużnikiem. Są to osoby wykształcone, reprezentujące wysoką kulturę osobistą oraz posiadające bardzo dobre zdolności negocjacyjne i komunikacyjne. To sprawia, że są w stanie dojść do porozumienia z dłużnikiem i zaproponować mu odpowiednie rozwiązanie. Jeżeli obie strony są otwarte na negocjacje, wykazują względem siebie empatię i chcą dojść do porozumienia, wspólnie mogą dojść do kompromisowego rozwiązania.
Część opłat może być ponoszona z góry. Ważne, aby wszystkie opłaty widniały w umowie windykacyjnej i były jasne w momencie zawierania umowy. Opłaty wnoszone niezależnie do prowizji windykacyjnej to zazwyczaj: opłaty za rejestrację pakietu, ustalenia adresowe, ustalenia majątkowe, koszty dostępu do systemu informatycznego firmy windykacyjnej, opłaty za konkretne zlecone czynności (np. wizyta pod adresem).
Tak. Windykator działający na zlecenie wierzyciela jest jego reprezentantem, korzysta z jego pełnomocnictwa. Dlatego tak ważny jest wybór wiarygodnej, profesjonalnej i etycznej firmy windykacyjnej. Firmy windykacyjne skupione w PZZW to profesjonalne przedsiębiorstwa, które ponoszą odpowiedzialność za podejmowane przez windykatorów działania. Natomiast kwestie te, powinny być uregulowane umownie i nie da się wyłączyć odpowiedzialności Klienta. , szczególnie w przypadku realizowania przez firmę windykacyjną określonego przez Klienta procesu windykacji, zarządzania sprawami spornymi, kwestiami związanymi z RODO, przekazywania nieprawdziwych/niepełnych informacji. Firma windykacyjna ubezpiecza się od odpowiedzialności cywilnej na wypadek wyrządzenia szkody w procesie windykacji.
Najczęściej w przypadku zbliżania się terminu przedawnienia, pogarszającej się sytuacji finansowej dłużnika (ryzyko upadłości/restrukturyzacji) lub przesłankach wskazujących uszczuplanie majątku firmy.
Tak, nie da się wykluczyć tego rodzaju sytuacji i jeśli taka nastąpi, z punktu widzenia etycznego, powinna zostać wnikliwie zbadana, czy nie występuje konflikt interesów. Klient wobec, którego zostało złożone zlecenie windykacyjne, zostaje niezwłocznie o takim fakcie poinformowany. Firma może także odmówić przyjęcia zlecenia windykacji wobec swojego klienta z uwagi na konflikt interesów.
Windykacja zazwyczaj nie jest procedurą bez kosztową. To co dla wierzyciela jest kosztem, dla firmy windykacyjnej wynagrodzeniem. Kwestie ew. zwrotów kosztów, ich wartość oraz czas na zwrot powinna regulować umowa z firmą windykacyjną. Zwrot kosztów windykacji następuje, o ile zostaną one wyegzekwowane od dłużnika.
  • Przed dokonaniem zawarcia transakcji należy zweryfikować kontrahenta/partnera pod względem jego możliwości spłacania zobowiązań oraz sytuacji finansowej. Do tego posłużyć mogą bazy wywiadowni, jak i biura informacji gospodarczych, często współpracujące z firmami windykacyjnymi. Należy również rozważyć możliwość skorzystania z usługi ubezpieczenia należności.
  • Mocne relacje z kontrahentem/partnerem sprzyjają bieżącej wiedzy na temat jego kondycji finansowej, a tworzenie wewnętrznego zbioru informacji na podstawie rozmów, poczynionych uzgodnień itp. pozwoli trzymać rękę na pulsie.
  • Bardzo ważnym aspektem są ogólne warunki sprzedaży, jeśli transakcja dotyczy relacji handlowych. Określenie jasnych zasad realizacji zamówienia i składania ewentualnych reklamacji na pewno zaoszczędzi nam wielu kłopotów. Z doświadczenia wynika, że wiele spraw nie znajduje szczęśliwego zakończenia w postaci spłaconej faktury właśnie ze względu na złożone reklamacje (należności sporne).
  • Monitorowanie należności to kolejny krok, aby przeciwdziałać zagrożeniu braku płatności. Polega ono na pełnej kontroli procesu od chwili wystawienia dokumentu sprzedaży w postaci przesyłania kontrahentom przypomnień o zapłacie z wykorzystaniem pełnego wachlarza dostępnych narzędzi (poczta elektroniczna, smsy, kontakty telefoniczne i inne). Takie działania mogą być wykonywane w ramach uprawnień wewnętrznych zespołów finansowych czy windykacyjnych lub przez firmę zewnętrzną, która takie usługi oferuje.
Klientem firmy windykacyjnej może zostać każda osoba fizyczna lub prawna, której należności nie zostały w terminie zapłacone przez dłużnika z różnych tytułów. Mogą to być zarówno niezapłacone faktury handlowe związane z dostawą towarów lub realizacją usług, udzielone kredyty, pożyczki lub gwarancje, zaliczki wpłacone na poczet zamówień, które nie zostały zrealizowane zgodnie z ich warunkami oraz inne tego typu zobowiązania. Lista możliwych powodów zadłużenia jest długa. W przypadku niemal każdej z nich firma windykacyjna może reprezentować Klienta w procesie ich odzyskiwania, zarówno na drodze polubownej, jak i sądowej. Należy się upewnić, czy w modelu działania firmy windykacyjnej istnieje możliwość windykowania wyłącznie należności powstałych w relacjach biznesowych pomiędzy firmami (B2B) czy również w drodze relacji z konsumentami (C2C, B2C), a także należności sektora publicznego (G2B, G2C).
Im zgłoszenie należności przeterminowanych do windykacji nastąpi wcześniej, tym prawdopodobieństwo sukcesu podejmowanych działań interwencyjnych będzie większe. Z punktu widzenia windykacji warto uczynić pewne założenia, które powinny leżeć u podstaw podjęcia jak najwcześniejszego zgłoszenia przeterminowanej (termin płatności upłynął) należności:
  • relacje z kontrahentem i jego status w firmie Klienta (skłonność do najszybszego zgłoszenia należności do windykacji wobec kontrahenta strategicznego będzie niższa z racji obawy o utratę stałych zleceń, która może być przesłanką do niewspółmiernego zwodzenia i odraczania płatności),
  • niepokojące informacje o dłużniku płynące z rynku (np. nieregulowanie należności w stosunku do innych dostawców, zagrożenie postępowaniem upadłościowym itp.),
  • brak możliwości nawiązania kontaktu z dłużnikiem (sygnał do natychmiastowego podjęcia działań windykacyjnych),
  • polityka handlowa i finansowa w firmie Klienta (gdzie proces windykacji wstępnej został w firmie uplasowany – w dziale handlowym czy finansowym, czy w firmie ustalono zasady maksymalnego dopuszczalnego okresu przeterminowania dla poszczególnych grup kontrahentów – ważne z punktu widzenia skuteczności windykacji wewnętrznej oraz prowadzonej przez firmę zewnętrzną),
  • jaki jest poziom niespłacanych w terminie wierzytelności i jaki jest ich wpływ na ogólną kondycję finansową firmy Klienta oraz możliwości spłaty zobowiązań wobec swoich dostawców.
Z punktu widzenia windykacji czas ma znaczenie i warto pamiętać, że zgłoszenie należności, której przeterminowanie przekracza 180 dni, zmniejsza szansę odzyskania pełnej kwoty o połowę.
Z punktu widzenia firmy windykacyjnej sporem nie powinno się nazywać braku zapłaty lub braku środków na zapłatę. Sprawę identyfikujemy jako sporną po przedstawieniu materiału dowodowego ze strony dłużnika na etapie polubownym, wskazującym na wykorzystanie go na ewentualnym etapie sądowym. Najczęstszym powodem klasyfikowania wierzytelności jako spornej są:
  • nieprawidłowe kwoty (inna na zamówieniu, inna na fakturze),
  • spory jakościowe dotyczące dostarczonych towarów/niewykonania lub nieprawidłowego wykonania usługi,
  • spory mogą być częściowe (jedna z 10 dostaw podlega reklamacji) lub całościowe,
  • nie klasyfikujemy jako sporu wystąpienia tzw. roszczeń zwrotnych, czyli sytuacji gdy obie strony są zarówno wierzycielem, jak i dłużnikiem.
Tak, natomiast warto pamiętać o ewentualnych zapisach w umowie pomiędzy klientem a dłużnikiem, które mogą inaczej regulować tą kwestię. Szczególnym przypadkiem są np. należności objęte faktoringiem lub zastawami bankowymi.
Monitoring płatności jest usługą predwindykacyjna polegająca na bieżącej kontroli spłat należności poprzez przypominanie kontrahentom o obowiązku zapłaty. Polega ono na pełnej kontroli procesu od chwili wystawienia dokumentu sprzedaży w postaci przesyłania kontrahentom przypomnień o zapłacie z wykorzystaniem pełnego wachlarza dostępnych narzędzi (poczta elektroniczna, smsy, kontakty telefoniczne i inne). Takie działania mogą być wykonywane w ramach uprawnień wewnętrznych zespołów finansowych czy windykacyjnych lub przez firmę zewnętrzną, która takie usługi oferuje.
Przedawnienie jest to instytucja prawa cywilnego pozwalająca dłużnikowi po upływie określonego czasu od terminu płatności na uchylenie się od zapłaty. Co istotne, zobowiązanie przedawnione jest zobowiązaniem naturalnym i dłużnik cały czas jest zobowiązany do zapłaty, ale wierzyciel domagając się zapłaty nie może korzystać z przymusu państwowego w postaci skierowania sprawy na drogę postępowania sądowego (dłużnik - konsument) lub skierowania sprawy do egzekucji (dłużnik - konsument i przedsiębiorca). Jako zobowiązanie naturalne dług przedawniony można publikować po spełnieniu przesłanek ustawowych w biurach informacji gospodarczej, a w celu sprzedaży wierzytelności na giełdach długów.
RODO nie chroni dłużnika przed publikacją informacji o jego zadłużeniu po spełnieniu następujących warunków. Ujawnienie tych informacji musi dokonać wierzyciel albo podmiot, który dokonuje publikacji informacji w imieniu wierzyciela, a ponadto celem tej publikacji nie jest wyrządzenie szkody dłużnikowi, ale dochodzenie wierzytelności od dłużnika lub wystawienie oferty sprzedaży wierzytelności. Pamiętać należy aby dane dłużnika były adekwatne, stosowne oraz ograniczone do tego, co niezbędne do celów, w których są przetwarzane (tzw. "minimalizacja danych"). W przypadku publikacji danych dłużnika i obciążającej go wierzytelności wierzyciel działa w celu zbycia wierzytelności. Udostępnianie informacji gospodarczych osobom trzecim nieoznaczonym w chwili przeznaczania tych informacji do udostępniania następuje wyłącznie za pośrednictwem biura informacji gospodarczej, chyba że przepisy prawa przewidują inny tryb udostępniania danych. Pogląd taki potwierdza decyzja Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, w której wskazano, że „dochodzenie przez podmiot roszczeń finansowych jest prawnie uzasadnionym interesem i w tym sensie nadrzędnym nad prawami i wolnościami osoby, której dane dotyczą, bowiem dochodzenie roszczeń nie stanowi nieproporcjonalnego ograniczenia tych praw i wolności”. Skarżący jako dłużnik musi liczyć się bowiem z tym, że gdy spóźnia się z własnej winy ze spłatą zobowiązania jego prawo do prywatności może zostać ograniczone ze względu na dochodzenie przez wierzyciela należnych mu kwot. W przypadku dłużników będących przedsiębiorcami wierzyciel może legalnie upubliczniać:
  • imię i nazwisko,
  • nazwę firmy,
  • miejscowość i ulicę,
  • numer NIP,
  • wartość długu i tytuł długu (umowa lub faktura VAT).
W przypadku osób fizycznych (konsumenta) można legalnie upublicznić:
  • imię i nazwisko,
  • miejsce zamieszkania (miejscowość oraz ulicę lub wyłącznie miejscowość, bez numeru konkretnego domu lub mieszkania),
  • wartość długu i tytuł długu.